In Italia, il check-in online o self-check-in per le strutture ricettive è del tutto legale, ma deve essere supportato da un controllo fisico dei documenti, verificando la corrispondenza tra la foto sulla carta d’identità o passaporto e il viso della persona che si ha di fronte.

Questo controllo deve avvenire entro il limite imposto dalla legge per l’invio dei documenti alla questura. Il requisito è necessario per garantire l’identificazione corretta degli ospiti, come richiesto dalla legge per motivi di sicurezza pubblica.  una legge che risale ad anni in cui queste tecnologie non erano disponibili e ad analogie con altri settori dove l’identificazione può avvenire anche da remoto (banche online ad esempio). Oggi però abbiamo una circolare, datata 18 novembre 2024, che appare esaustiva e definitiva dell’interpretazione della norma e che alleghiamo in fondo all’articolo.

Nella circolare si legge chiaramente che le procedure di check-in da remoto non possono ritenersi “satisfattive” degli obblighi a cui sono tenuti i gestori di strutture ricettive. La circolare quindi ritiene assolutamente legittimo l’utilizzo di questi dispositivi e non vi trova nessun problema di illegalità, così come non sono illegali neanche le keybox, serrature a combinazione lasciate fuori dagli appartamenti per permettere agli ospiti di recuperare la chiave. Non c’è alcun problema ad usarle, ma sono strumenti e come tali vanno usati correttamente. La circolare spiega quindi che effettuare solo l’operazione di raccolta dei dati non è sufficiente ad essere in regola con la legge ed espone a sanzioni (ammenda fino a € 206 o arresto fino a 3 mesi, come da art.17 del TULPS, e come pena accessoria ci può essere la sospensione dell’attività).

Ogni gestore deve registrare gli ospiti entro 24 ore dal loro arrivo, inviando le cosiddette “schedine alloggiati” attraverso il portale. Fa eccezione chi soggiorna una sola notte, i cui dati vanno inviati entro le 6 ore successive all’arrivo. Questo processo può essere gestito manualmente inserendo i dati direttamente nel sistema, o tramite file generato da software gestionali, o automaticamente con procedure di check-in da remoto che raccolgono in anticipo i dati per le strutture che poi spediscono il file compilato o dispongono di collegamento diretto tramite API con il portale della questura. Ma in questo caso la trasmissione può avvenire, solo dopo aver fatto la verifica dei documenti di persona, “de visu”, in presenza.

Come associazione riteniamo che questa procedura, oltre a non tenere conto dell’evoluzione della tecnologia, che oggi con processi molto affidabili permette il riconoscimento delle persone al pari del controllo di persona, non garantisca nulla in termini di sicurezza. Una volta che l’ospite è stato riconosciuto, in appartamento può entrare chiunque senza possibilità di controllo. Anche se la responsabilità ricade sull’ospite, il tema sicurezza rimane e questo può accadere anche in un albergo, dove il personale alla reception si alterna, e si può entrare senza alcun controllo. Inoltre anche una semplice videochiamata con whatsapp o altre applicazioni di messaggistica sono equiparabili al riconoscimento di persona, “de visu” significa visto con i propri occhi.

Chiediamo quindi al ministero di rivedere questa norma ormai obsoleta e anacronistica, che sembra più una misura punitiva che non una reale esigenza di ordine pubblico, tant’è che all’estero non ci sono misure di questo tipo.

In allegato i decreti citati nella circolare